۷ گام برای رفع مشکلات عملیاتی در صنعت

آیا در کسب و کار و صنعت خود بارها و بارها با چالش های مشابه مواجه شده اید؟ در اغلب موارد مشکلات و مسائل عملیاتی باعث اتلاف زمان، منابع و انرژی نیروی انسانی شده و می تواند به دردسرهای بزرگتر هم منجر شود.

«ادواردز دمینگ» می گوید: «اگر کاری را که همیشه انجام داده اید انجام دهید، چیزی را خواهید داشت که همیشه داشته اید.» تلاش برای دستیابی به راه حلی برای رفع چالش ها و مشکلات عملیاتی صنعت تان به شما کمک می کند تا ریشه مسائل مشابه را پیدا کنید و با یافتن راه حلی جامع و مانع بهره وری بیشتری را تجربه کنید.

رویکرد حل مسئله را می توان به هفت مرحله تقسیم کرد:

۱. مشکلات و مسائل را شناسایی کنید:

احتمالا مشکلات به صورت شکست های موقت، اتلاف انرژی یا وقفه در تولید ظاهر می شوند. اولین قدم آگاهی از وجود مشکل و مشاهده آن به عنوان فرصتی برای پیشرفت است.

۲. وضعیت فعلی را توصیف کنید:

برای درک کامل یک مشکل، باید به منبع آن مراجعه کرده و تمام عوامل موثر را پیدا کنید. سوالات زیر را از خود بپرسید:

چه کسی؟ (این مشکل برای چه کسی می تواند نگران کننده باشد و باید به او اطلاع داده شود؟)

چه چیزی؟ (فرآیندها، محصولات یا قطعات مرتبط با این مشکل کدامند؟)

چه زمانی؟ (مشکل چه زمانی اتفاق افتاده است؟)

کجا؟ (مشکل کجا اتفاق افتاده است؟)

چرا؟ (چه چیزی اخیراً تغییر کرده است؟ آیا عضو جدیدی داشتید؟)

چگونه؟ (آیا این مشکل همیشه اتفاق می افتد یا فقط گاهی اوقات؟)

۳. در اولین فرصت اقدامات متقابل موقت را انجام دهید:

در ابتدا به دنبال راه حل عالی نباشید و در اصطلاح اول آتش را خاموش کنید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که در حال ازدست دادن منابع خود برای پاسخ به یک سفارش هستید، اقدامات متقابل احتمالی می تواند این باشد که مواد مورد نیاز را از تیم دیگری قرض بگیرید.  یا موقتا سراغ پاسخ گویی به سفارش دیگری بروید و کارمندان را به انجام سفارش دیگری هدایت کنید.

۴. علت اصلی و ریشه مسئله را پیدا کنید:

تجزیه و تحلیل و یافتن علت اصلی مشکل مانند بیرون کشیدن علف های هرز است. اگر علف های هرز را از ریشه در نیاورید، آنها دوباره رشد خواهند کرد. مسائل را از نظر میزان دشواری می توان به دو دسته تقسیم کرد: مسائل ساده و عادی 2. مسائل پیچیده

برای حل «مسائل ساده و عادی»، می توانید از تکنیک «پنج چرا» استفاده کنید:

این روش علت ریشه ایی یک مشکل را مشخص می کند. درواقع با تکرار سوال «چرا» حداقل در پنج مرتبه، شما می توانید به منبع اصلی که مشکل از آن نشات گرفته دست یابد. به عبارت دیگر با این روش یه آسانی می توانید یک مساله ساده و عادی را ریشه یابی کنید.

برای مثال، فرض کنید «هنگام کار کردن دستگاه در خط تولید، نوارهای محافظ از دستگاه بیرون می زنند».

حال باید سوالات چرایی زیر را بپرسید:

سوال1: چرا نوارها بیرون می آیند؟

جواب: چسب کافی نیست.

سوال2: چرا چسب کافی وجود ندارد؟

جواب: ابزاری که با آن چسبکاری انجام می شود، به خوبی کار نمی کند.

سوال3: چرا ابزار چسبکاری به خوبی کار نمی کند؟

جواب: مخزن چسب مسدود شده است.

و همین‌طور ادامه دارد تا حداقل پنج چرا را بپرسید. در این صورت، ممکن است سرانجام ریشه مشکلات را در اپراتور جدیدی که آموزش کافی در زمینه بکارگیری دستگاه نداشته است، پیدا کنید.

برای حل «مسائل پیچیده»، می توانید از «نمودار ایشیکاوا» استفاده کنید:

مشکلات پیچیده را بیشتر می توان با استفاده از «نمودار ایشیکاوا» که به عنوان روشی برای ارزیابی کامل فرآیند تولید به طور سیستماتیک شناخته شده است، تحلیل کرد. این روش به شما امکان می‌دهد ماشین آلات، نیروی کار، مواد، روش ها و محیط فیزیکی و انسانی را ارزیابی کنید. شما با پرسیدن سوال در هر یک از این زمینه ها، همه دلایل ریشه ای یک مسئله را پیدا می کنید.

 به طور مثال، در ارتباط با ماشین آلات، می‌توانید سوالاتی از این قبیل را بپرسید:

 آیا این دستگاه پاسخگوی نیازمندی های تولید است؟

 آیا تنها بازرسی کافی است؟

 آیا این دستگاه نیازها تولید را بدرستی برآورده می کند؟

 برای هر سوال، شما پاسخ بلی یا خیر را با دلایل منطقی ارائه می دهید.

بنابراین تمرکز تیم عملیاتی روی علت‌هاست و نه علائم. 

. راه حل پیشنهاد دهید:

فعلا راه حل هایی را در نظر بگیرید که علت اصلی مسئله را مورد توجه قرار می دهند. با در نظر گرفتن تأثیر تیم های دیگر، گزینه های مختلف را به طور کامل بررسی کنید. در مورد بهترین راه حل به اتفاق نظر برسید. در صورت عدم موفقیت اولین راه حل، گزینه های دیگری را بررسی کنید.

۶. یک برنامه اقدام ایجاد کنید:

برای اجرای راه حل خود برنامه اقدام تهیه کنید. منابع کافی را معین و یک جدول زمانی درست کنید. اکنون با نظارت بر میزان پیشرفت برنامه اجرایی و استاندارد کردن راه حل می توانید آن را در کل کسب و کار خود اعمال کنید.

۷. نتایج را بررسی کنید:

داده ها را برای ارزیابی نتایج خود داشته باشید. میزان پیشرفت خود را با شاخص های اجرایی محک زدن خود در برابر شرایط اولیه یا هر استاندارد قابل اجرا بررسی کنید. فاصله بین نتایج واقعی و پیش بینی شده را ارزیابی کنید. اعضای تیم را در جریان بگذارید. در نهایت برنامه خود را در صورت لزوم تعدیل و اصلاح کنید.

برگرفته از سایت مدیراینفو